可以使用加密系统。在不影响员工对电脑任何正常操作的前提下，文件在复制、新建、修改时被系统强制自动加密。

加密的文件只能在单位内部电脑上正常使用，一旦脱离单位内部的网络环境，在外部电脑上使用是乱码或无法打开。

加密文件只有被管理员解密之后，带出单位才能正常使用。

文档信息数据防泄密系统服务，文档数据防泄密工作流程如下：

首先要从文档数据信息汇聚端口端做信息防泄密防线。

1.对企业数据信息传输做数据加密处理。

2.未授权的文档资料，发出去全部是乱码，防止同行复制。

3.设置禁止拷贝资料和所有操作记录保存日志。

4.服务器上实时生成多个备份文档文件，方便误操作时随时可以找回。

5.外发文档文件可以限制打开次数和使用时间，过期内容为乱码文档，也可设置自动销毁文档。

6.脱落授权网络，文档文件变乱码，防止文档机密外泄。